Software op maat :

Indien u op de markt geen pakket vindt dat aan de noden van uw bedrijf voldoet, kan kiest u voor pakket op maat. Laten we even in detail bekijken hoe dat verloopt.

U kan op voorhand al verwachten dat er problemen zullen ontstaan met uw huidige hardware, uw huidige software en vooral uw huidige manier van werken. De meeste mislukkingen zijn echter te wijten aan een gebrek aan communicatie. De gebruikers weten niet precies hoe ze de noden van hun bedrijf en hun werk moeten meedelen aan de informatici. Van hun kant kunnen de informatici niet het geduld opbrengen om naar deze gebruikers te luisteren. Zij willen zo snel mogelijk beginnen met programmeren. Als deze laatste echter niet begrepen hebben hoe uw administratie werkt, kunnen ze nooit bouwen wat u nodig heeft. Indien u achteraf een werkproces anders wilt aanpakken, of u bent vergeten een aantal ‘details’ te vermelden, dan zal u een pakket ontvangen dat niet voldoet aan uw eisen. Beide partijen verliezen dan tijd en geld omdat de geleverde applicaties niet perfect doen wat u wenst.

Daarom een aantal tips om – gezamenlijk – een degelijk pakket te bouwen.

1) Het nieuwe pakket zal moeten samenwerken met uw aanwezige hardware. De meeste gebruikers hebben in de loop der jaren hun hardware aangepast, bijgekocht en vervangen. Waarschijnlijk zal u oudere hardware moeten vervangen door modernere en snelle machines. Inkjet printers vervangen door laserprinters die centraal opgesteld staan en dus netwerkaansluitingen bevatten. Bedrijven die hun data willen verdelen over het bedrijf – zodat alle gebruikers er inzage in hebben – zullen opteren voor een server met netwerking met de nodige capaciteiten en met backup hardware.

2) Zorg ervoor dat de gebruikers weten welke richting u uitwil, welke informatie u sneller wil verwerken en welke gegevens zij zullen gebruiken. Het is nutteloos uw ‘verzendafdeling’ geen toegang te geven tot de klantendatabase als zij regelmatig klanten moeten bellen om afspraken te maken qua leveringdagen en –uren. De slechtste persoon om aan de informatici uit te leggen hoe dat werkt, is diegene die reeds jaren hetzelfde werk – blindelings – uitvoert. Hij zal er namelijk wel iets op tegen hebben om die bepaalde gegevens zelf op te zoeken.

3) De meeste bedrijven hebben de neiging om tijdens hun drukste periode allerlei software en bedrijfstoepassingen, te veranderen. Op die momenten voelen zij waar het schoentje knelt. Meestal vragen zij dan ook om deze problemen aan te pakken, zonder het geheel rustig te bekijken. De snel-snel oplossing die dan geboden wordt, blijkt meestal fataal voor het bedrijf. Werknemers moeten de snel-snel procedure uitvoeren, waardoor verwarring ontstaat en eigenlijk zijn ze slechts tijdelijk gered. Later zal echter blijken dat al deze procedures leiden tot fouten en verwarring bij de verschillende personen die elk hun eigen taak hebben en waar de ene niet weet dat de andere een procedure al dan niet moet gebruiken. Noteer de problemen tijdens deze periode – zonder er iets aan te veranderen ! Deze harde noten moeten dan maar gekraakt worden tijdens ‘rustige’ momenten die dan – in overleg met alle betrokkenen - degelijk opgelost kunnen worden. Enkel op die manier kan je voorkomen dat er overhaaste beslissingen genomen worden.

4) Blijf altijd in contact met de informatici. Zij zijn meestal niet op de hoogte van probleemgevallen binnen uw organisatie. Zij zullen er dan ook geen rekening mee houden. Nochtans kunnen die probleem gevallen het ganse op-maat-gemaakte-software-pakket compleet anders laten benaderen. Op dat moment moet u echter beslissen hoe het aangepakt moet worden. Zodra een programma vanuit een bepaalde richting geschreven is, zal een andere denkwijze zelfde zijn als ‘herbeginnen’ met alle kosten en tijdverlies tot gevolg.

5) In de praktijk wordt de analyse van de software, uitgevoerd door de programmeur. Die zal u software procedures voorstellen zoals hij het begrepen heeft. Bijna altijd blijkt het probleem echter complexer te zijn dan oorspronkelijk wordt ingeschat. Een geschoolde programmeur heeft wel een opleiding tot analist gevolgd maar niets belet u om samen met een gespecialiseerde analist de noden van uw bedrijf te bekijken. Goed, het zal u nogal wat meer kosten en de analyse zal langer duren dan voorzien, maar u zal merken dat verschillende visies uw op-maat-software anders zullen indelen, anders zullen benaderen en anders zal laten werken.

6) Deze analyse vraagt dat al uw mensen eens komen vertellen hoe ze momenteel werken en wat ze eigenlijk verwachten van de nieuwe applicatie. Zij vertellen welke data zij nodig hebben, welke berekeningen zij moeten uitvoeren, welke listings en etiketten zij nodig hebben. Laat hen gerust een aantal voorbeelden opnoemen en schetsen voorstellen van hoe zij hun werk efficiënter kunnen organiseren. Wie wat doet en hoe dat in zijn werk gaat is uiterst belangrijk voor de analist. Het is belangrijk volledig te zijn en niets uit het oog te verliezen. Zoals al gezegd, vervelende situaties en details kunnen een andere aanpak van de software-op-maat bijsturen. Slechte communicatie en mistverstanden tussen de gebruiker, de analist en de programmeur zijn de meest voorkomende redenen van mislukking.

7) In eerste instantie wordt de analyse correct en volledig bevonden door de toekomstige gebruikers en hun managers. Vervolgens maakt de analist/programmeur een schatting van het prijskaartje. Dan vallen de opdrachtgevers van hun stoel en kunnen de onderhandelingen beginnen. Het werk voor de analyse is echter achter de rug en zal gefactureerd worden. Nu kunnen de gebruikers alle kanten uit : u kan verdergaan en de analyse en ontwikkeling bestellen. U kan ook de moed opgeven en het ganse plan laten varen. Een betere aanpak is echter het wezenlijke van het bijkomstige te onderscheiden. Wat is essentieel om uw doel te bereiken? Met welke programma’s kan u sneller en foutloos werken zodat o.a. een tijdsbesparing voor uw personeel kan bekomen? Welke eindeloze routines wil je weggewerkt zien met uw nieuwe software? Splits uw nieuwe toepassing op in ‘releases’ die na elkaar geprogrammeerd en geïnstalleerd worden. Een lijst die in lettertype Arial afgedrukt wordt is voorlopig even bruikbaar als in Time New Roman. Een scherm dat geel ziet terwijl je eigenlijk blauw verkiest, mag momenteel geen tijdverlies betekenen. Een eerst release bevat de belangrijkste functies. Ondertussen kennen de gebruikers en de informatici elkaar wat beter. De samenwerking zal dan ook vlotter verlopen of er zullen problemen opduiken die helemaal niet voorzien zijn. U wilt een voorbeeld : wat dacht u van schermen die niet op een 15” monitor passen, of printers die niet gebruikt kan worden op die werkpost of het feit dat er soms – maar dan ook af en toe – andere kortingen gegeven worden. De volgende ‘releases’ kunnen dit rechtzetten.

8) Gaat u akkoord met uw IT-leverancier, dan tekent u een contract voor de programmatie van de toepassing. Het analysedocument maakt echter deel uit van dat contract. Als u iets vergeet te vermelden, zal het niet gebouwd worden en moet u achteraf de toepassing laten wijzigen. Maar dat zal een weerslag hebben op de totaalprijs, dus moet u zeker zijn van de analyse. U kan natuurlijk kiezen voor een ‘fixed price’. Achteraf veel wijzigingen aanbrengen zal dan niet mogelijk zijn en u zal opnieuw moeten onderhandelen.

9) Zodra de software-op-maat klaar is, moet u dit installeren in een onafhankelijk systeem. U en uw medewerkers kunnen dan testen met fictieve of voorlopige gegevens. Stel dat er dan een bepaalde functionaliteit ontbreekt, dan moet de programmeur dat aanpassen volgende de opgestelde analyse. Indien deze functie niet opgenomen werd in de analyse, dan zal u opdraaien voor de kosten. Ga er echter niet te snel van uit dat er’iets vergeten’ werd, of dat een toepassing niet naar behoren werkt. Misschien was het net de bedoeling een bedrijfsproces anders aan te pakken of om bepaalde ‘historisch gegroeide werken’ anders te laten verlopen. Nogmaals : contacteer de analist/programmeur.

10) Zodra de toepassing getest is moet u zich toch nog enkele vragen stellen : is er een duidelijke handleiding, hebben alle gebruikers de nodige opleidingen gekregen, heeft u het telefoonnummer van de programmeur, zijn alle gegevens overgebracht naar het nieuwe systeem, is uw backup systeem in orde en weet u hoe het werkt?

We zijn nu 6 maanden verder. Proficiat : u bent erin geslaagd om uw bedrijfsprocessen om te vormen naar een productief model.

Lemmens Freddy

Zaakvoerder L.A. Software – Lede